Hai paura di dire di no sul posto di lavoro?

Dire di sì alle richieste degli altri al lavoro potrebbe sembrare un gioco da ragazzi: garantisce la tua pertinenza e il tuo coinvolgimento. Ti rende un eroe tra i tuoi colleghi. E ti apre a tutti i tipi di nuove avventure ed esperienze di apprendimento.

Quindi, dire di sì è sempre la cosa giusta da fare? In realtà, no. Questo vale soprattutto quando si ottiene maggiore successo e non è più necessario tenere aperte tutte le porte; invece, la sfida diventa bilanciare i sì e i no in un modo da permettersi di concentrarsi sulle cose che  occorre davvero fare.

I pericoli nascosti dell’abitudine di dire sì

Dire di no è scomodo, motivo per cui molti di noi imparano a dire di sì per abitudine, invece che quando è davvero una buona scelta. Nel tempo, questi “sì automatici” e abituali possono avere alcuni esiti piuttosto spaventosi, tra cui:

• Produttività e potenziale ridotti. Essere produttivi è molto più che fare costantemente cose. Si tratta di fare le cose che contano. Se dici di sì ad ogni richiesta, lasci che siano gli altri a stabilire la tua agenda, piuttosto che impostarla in base a ciò che è veramente importante per te.
• Una reputazione macchiata. Aspetta un attimo. Non è forse vero che accettare di fare tutto ciò che gli altri ti chiedono ti farà apparire sempre buono? I tuoi colleghi non saranno forse grati e ti vedranno come indispensabile? Non necessariamente. Certo, è importante essere uno che fa squadra. Ma cosa succederebbe se ti impegnassi troppo fino a finire per fare promesse che non puoi mantenere? Le scadenze e la qualità del lavoro calerebbero, e, proprio così, la tua reputazione conquistata a fatica potrebbe risentirne.
• Burnout. Per molte persone assumere svariati compiti è estenuante, anche se si tratta di tutte cose che vorrebbero fare. Potresti ritrovarti a saltare i pasti, a dormire meno del necessario o a rinunciare all’esercizio fisico. In poco tempo, sarai fisicamente o mentalmente incapace di mantenere tutti quei sì che hai accumulato.

Come prepararsi a dire di no

Quando e come dire di no al lavoro dipende dalla tua situazione, dalle persone coinvolte e dal tuo stile personale. Ma ecco alcuni consigli che puoi provare sia in preparazione di dirlo sia nel momento in cui hai effettivamente bisogno di dirlo.

1. Scopri cosa è più importante (le tue prime tre o cinque priorità).

Dire di no è in realtà un modo per dire di sì a te stesso e alle cose che contano di più per te. Cosa speri di ottenere dal tuo lavoro? Cosa ti rende felice? Cosa bisogna assolutamente fare per mandare avanti il team e l’organizzazione? Ovviamente, queste non sono domande facili. Ma una volta che rispondi, diventa sicuramente più facile identificare le richieste che potrebbero rubarti tempo ed energia.

2. Anticipa e conquista preventivamente il sostegno degli altri per le tue priorità.

Condividere ciò che è importante per te con gli altri e, ancora meglio, ottenere il loro sostegno per le tue scelte, ti offre una conversazione a cui fare riferimento di fronte a richieste indesiderate. Per lo meno, avrai una merce di scambio.

Ad esempio, le dinamiche di potere potrebbero non essere a tuo favore se il tuo manager o la tua manager ti fa una richiesta improvvisa che porterà via del tempo alle cose che ritieni più importanti. Ma cosa succederebbe se avessi già illustrato quelle attività al tuo responsabile e avessi ottenuto il suo supporto per portarle avanti? In tal caso, puoi ricordare al tuo capo la conversazione avvenuta in precedenza e menzionare che accettare il nuovo progetto significherebbe sacrificare le priorità che avevate concordato.

3. Esercitati a dire di no in ambienti sicuri.

Come ogni altra cosa, dire di no richiede pratica. Provalo in situazioni di basso rischio, ad esempio quando gli amici ti suggeriscono di svolgere attività che non ti piacciono o quando qualcuno cerca di venderti qualcosa che non desideri. Non devi essere arrogante al riguardo. Devi solo sentirti a tuo agio nel rifiutare gli altri in modo educato ma deciso. Per ulteriori informazioni su come farlo, continua a leggere.

Come dirlo davvero

1. Quando qualcuno fa una richiesta, conta fino a 10 o guadagna più tempo.

Anche se pensi di sapere come vuoi rispondere, fai una pausa. Questo ti aiuterà ad interrompere qualsiasi reazione puramente reattiva a dire di sì. In 10 secondi, puoi eseguire mentalmente una rapida diagnostica sia sulla richiesta che sulla tua reazione istintiva:

• La richiesta è in linea con le mie priorità e i miei impegni? E per quanto riguarda le altre persone del mio team, in che modo la richiesta potrebbe influire su di loro?
• Se sono tentato/a di dire di sì, è perché vedo l’allineamento o semplicemente perché non voglio dire di no?
• Se sono tentato/a di dire di no, quali potrebbero essere le ripercussioni, dato lo status dell’altra persona e/o la mia situazione attuale?

Se la richiesta è troppo complessa per essere diagnosticata in 10 secondi, un altro approccio consiste nel guadagnare più tempo: “Posso risponderti entro le 15?” Quindi, assicurati di farlo: evitare il confronto può risultare poco professionale.

2. Inizia esprimendo i tuoi ringraziamenti e/o il tuo sostegno.

Il master negoziatore e autore William Ury chiama questa tattica “il no positivo“. Aiuta a disinnescare la tensione e segnala il tuo rispetto per l’altra persona. Dopotutto, quando qualcuno ti chiede di fare qualcosa, probabilmente non è perché sta cercando di punirti, ma di solito è perché la persona si fida di te e apprezza la tua competenza.

Un sincero “Grazie per avermelo chiesto” o “Sembra un progetto importante” può sembrare una cosa da poco, ma può avere un grande impatto sul modo in cui il tuo no viene ricevuto.

3. Usa un tono neutro ma deciso.

Il tuo tono di voce è fondamentale. Lo stesso vale per la tua convinzione. Un tono debole e di scusa lascia troppo spazio all’altro per continuare a insistere, d’altra parte, un tono eccessivamente aggressivo potrebbe danneggiare la tua relazione. Punta ad un atteggiamento neutro ma fermo. Può anche essere utile mantenere il contatto visivo, una buona postura e un linguaggio del corpo aperto (ad esempio, le braccia rilassate lungo i fianchi).

4. Usa parole neutre ma definitive, come “non fare” invece di “non posso.”

In un interessante studio sull’automotivazione, i ricercatori hanno scoperto che le persone che usavano il linguaggio “Non manco agli allenamenti” invece di “Non posso mancare gli allenamenti” hanno avuto molto più successo (8 su 10 che hanno detto “non” hanno raggiunto il loro obiettivo di allenamento contro solo 1 su 10 che ha detto “non posso”). Ha senso. “Non” significa un valore profondamente radicato, qualcosa che hai scelto e interiorizzato consapevolmente, mentre “non posso” implica forze esterne, cose al di fuori del tuo controllo, ma potenzialmente all’interno del richiedente, che ti ostacolano.

Considera quanto sia più potente la seconda di queste due affermazioni:

• “Apprezzo l’invito, ma questo pomeriggio non posso perdere il mio incontro 1:1.”

• “Apprezzo l’invito, ma non perdo gli incontri 1:1.”

Altri aggiustamenti sottili ma potenti che puoi apportare alla scelta delle parole sono incentrati sui pronomi. Ad esempio, l’uso del pronome “io” a volte può sembrare egoistico, mentre “noi” suggerisce di condividere gli stessi standard del richiedente:

• “Ho delle scadenze per altri progetti.”

• “Abbiamo tutti grandi scadenze da rispettare.”

5. Spiega perché stai dicendo di no.

Dedicare qualche minuto a spiegare il tuo no potrebbe aiutare a chiarire che non stai rifiutando la persona, ma stai rifiutando la richiesta per motivi legittimi. Potrebbe anche aprire la porta ad alcuni modi creativi per portare a termine il lavoro (vedi n. 6 di seguito).

Un avvertimento: scuse inconsistenti o vaghe probabilmente non saranno di grande aiuto. Vai dritto al vero motivo per cui stai dicendo di no.

Frase debole: “Sono così impegnata.”

Alternativa migliore: “Sto già facendo gli straordinari per completare un importante aggiornamento del software entro la fine della settimana. C’è qualcosa che potrei fare per aiutare dopo, forse settimana prossima?”

6. Proponi un’alternativa.

In alcuni casi potresti non essere in grado di rifiutare completamente la persona, ma puoi sempre negoziare. Questo cambia anche la dinamica della conversazione, poiché ora il richiedente si trova nella scomoda posizione di doverti potenzialmente dire di no!

“Grazie per avermelo chiesto, ma passo i fine settimana con la mia famiglia. Potremmo invece programmare qualcosa durante la settimana lavorativa?”

7. Mantieni la calma, soprattutto se l’altra persona non lo fa.

Indipendentemente da come risponde l’altra persona, ascolta con pazienza e rispetto. Mantenere il controllo di sé stessi è il modo migliore per mantenere il controllo della situazione. Inoltre, tieni in considerazione che, anche se hai detto di no nel modo più cortese e professionale possibile, il richiedente potrebbe comunque essere arrabbiato o aver bisogno di tempo per digerire la tua risposta. Questo è ancora più probabile se hai una comprovata esperienza nel dire sempre di sì, poiché la persona sarà probabilmente sorpresa.

Un modo per mantenere la calma è pizzicare il palmo della mano: la sensazione acuta può aiutare a superare la tua reazione emotiva a un richiedente arrabbiato. Ricorda a te stesso che rimanere fedeli ai tuoi obiettivi e valori è spesso più importante che rendere felici gli altri.