I miei incontri 1:1 sono emotivi

Un incontro 1:1 dovrebbe essere un ambiente sicuro in cui le persone possono parlare di qualsiasi cosa, in particolare delle questioni difficili e talvolta emotive, di cui è difficile parlare in altri contesti. D’altra parte, troppe emozioni possono essere una distrazione. Il trucco è trovare e mantenere il giusto equilibrio.

Cosa sta succedendo?

• Il problema di cui stiamo parlando è emotivo.
• Un altro problema meno visibile, riguarda l’aspetto emotivo.
• Un tuo collaboratore o una tua collaboratrice ha un problema personale o si trova in una situazione stressante.
• Tu o il tuo collaboratore siete emotivi per natura.
• Hai creato l’aspettativa che il livello attuale di emotività sia accettabile.

Come gestire la situazione:

1. Accetta che le emozioni sono normali.

Ricorda che ci sei passato/a tu stesso/a e le emozioni possono essere difficili da controllare. Non dovresti aver paura delle emozioni in un incontro 1:1. Accettale come informazioni aggiuntive.

2. Se le emozioni diventano travolgenti, prenditi una pausa.

A volte le persone raggiungono un punto in cui fanno fatica a gestire in modo logico una situazione. Segnali che dimostrano questo sono aggressività, atteggiamento difensivo, paralisi come un cervo abbagliato dai fari e pianto. Ci sono occasioni in cui un po’ di umorismo gentile può aiutare ad allentare la tensione, ma tu, in qualità di manager, devi conoscere abbastanza bene i tuoi collaboratori da valutare la situazione. In caso di dubbio, fai una pausa e dì: “Prendiamoci un po’ di tempo per raccogliere i nostri pensieri e riprendiamo la questione con calma domani“.

3. Se sei emotivo/a, prenditi una pausa.

È molto difficile gestire bene un membro del team emotivo se anche tu sei emotivo/a. Cerca di calmarti con una breve pausa caffè o con un bicchiere d’acqua. Se non riesci a calmarti, riprogramma il resto dell’incontro 1:1 e prova a raccogliere i tuoi pensieri per iscritto o a parlare del problema con un amico fidato o un collega.

4. Se la persona si chiude su sé stessa, stimola una risposta.

Cerca di ottenere una risposta rimanendo in silenzio o coinvolgi attivamente il membro del team chiedendo: “Qual è la tua reazione?” Puoi anche provare a ricordare gentilmente alla persona che si tratta di una conversazione e che devi capire cosa sta pensando. Assicurati di non fare nulla con le tue espressioni facciali o gesti fisici che l’altra persona potrebbe trovare intimidatori. E non interromperlo quando inizia ad aprirsi: questo è fondamentale in queste situazioni. Ascolta attentamente la risposta e reagisci di conseguenza.

5. Se la persona reagisce in modo eccessivo, ascoltala, fino a un certo punto.

Se la persona inizia ad urlare, piangere o mettersi eccessivamente sulla difensiva, spesso la cosa migliore che puoi fare è ascoltarla. Naturalmente, ci sono dei limiti: non è necessario fare lo zerbino durante gli scatti d’ira di un membro del team, ma una volta passata la tempesta iniziale, spesso ci si trova in una posizione in cui è possibile fare progressi significativi. Mantieni la calma e riconosci lo stato emotivo del membro del team. Ringrazia il dipendente per essere stato disposto a esplorare il problema con te ed esponi che sai che può essere un processo difficile. Più puoi essere di supporto, più è probabile che tu ottenga cooperazione.

6. Se la persona emotivamente coinvolta ha problemi personali, cerca di tirare fuori delicatamente il problema e di riconoscerlo.

Problemi di salute, difficoltà relazionali o problemi finanziari possono portare a stress e intensificazione delle emozioni. A volte, potresti già conoscere un po’ le circostanze, ma potresti non essere in grado di discuterne direttamente fino a quando il dipendente non offre volontariamente informazioni.

Fai domande aperte e, se pensi che possa essere d’aiuto, assicura al dipendente che non sei lì per giudicare. È importante riconoscere che comprendi che le emozioni derivano dallo stress e sottolineare che vuoi solo aiutare la persona a svolgere il proprio lavoro in questo periodo difficile. Cerca di capire cosa puoi fare per aiutare, chiedendo: “Cosa posso fare per aiutarti in questa situazione?” o “C’è qualcosa che posso fare per rendere le cose un po’ più gestibili?”. Potrebbe essere necessario saltare il resto dell’incontro 1:1 se l’altra persona non è in grado di riacquisire concentrazione.

7. Prova a reindirizzare la conversazione sull’argomento.

Questa è una strategia più rischiosa che può funzionare bene per i membri del team che sono spesso emotivi su molti argomenti, anche su argomenti che non sono importanti. Tuttavia, potrebbe essere impossibile deviare un problema emotivo che richiede un’attenzione immediata – e farlo potrebbe persino risultare insensibile. Fallo solo se ritieni che la questione non sia critica o danneggi gravemente il lavoro del membro del team.

• “Janet, capisco che sei arrabbiata per la nuova politica per le note spese. Ne discuteremo nella riunione del team di domani. Per ora, mi piacerebbe sentire le tue riflessioni sui recenti numeri di vendita. Cosa avremmo potuto fare di diverso per migliorare questi numeri? Cosa ha funzionato bene?”

8. Lascia che il membro del team si sfoghi.

A volte, non si riesce a prevenire una risposta emotiva; puoi solo ascoltare. Mentre un membro del team si sfoga, annota eventuali problemi che potresti dover rivisitare. Se il membro del team inizia a ripetersi o fa una pausa, intervieni e cambia argomento da lamentele a soluzioni.

“Sal, capisco che questo è un problema davvero difficile da affrontare. Ricevere critiche dai vertici aziendali non è mai divertente. Parliamo di alcuni modi in cui potresti essere in grado di migliorare la situazione”.