Chiedi a ciascun collaboratore cosa fare di diverso nei prossimi incontri 1:1

Non esiste un approccio unico e valido per tutti gli incontri 1:1, e come manager il tuo compito è comprendere la situazione e sforzarti di rendere gli incontri più significativi.

Alcuni dei tuoi collaboratori potrebbero apprezzare molto i tuoi colloqui 1:1 e saranno felici di ascoltarti per tutto il tempo che vorrai. Altri, invece, potrebbero non sentirsi soddisfatti del valore che ne ricavano. Il modo migliore per capire la situazione di ognuno è chiedere un feedback onesto e sincero.

1. Pianifica di chiedere un feedback a ciascun collaboratore via e-mail almeno un giorno prima del prossimo incontro individuale.

Dando loro il tempo sufficiente per prepararsi, otterrai risposte più riflessive. Considera anche il divario di potere: è improbabile che riceverai un feedback utile se temono di essere troppo sinceri. Chiarisci che stai cercando di migliorare come manager:

• “Sto cercando di migliorare i miei incontri individuali e apprezzerei molto le tue impressioni oneste su cosa dovremmo fare diversamente durante i nostri incontri.”

2. Aggiungi domande specifiche sugli incontri 1:1 nella tua richiesta via e-mail.

Fare domande generiche ti darà risposte generiche. Prova a chiedere:

• “Che cosa ti porti a casa di valore da questi incontri?”
• “Quali problemi vorresti affrontare che non vengono affrontati?”
• “Ci sono argomenti che trattiamo regolarmente che consideri poco importanti?”
• “Come possiamo rendere queste discussioni più utili per te?”

3. Lascia spazio per discutere le risposte dei tuoi collaboratori durante il prossimo incontro 1:1.

Vuoi ottenere un quadro chiaro di come ciascun collaboratore percepisce questi incontri. Preparati con domande di follow-up per rispondere al feedback ricevuto, come ad esempio:

• “Puoi aiutarmi a capire perché la pensi così?”
• “In quale parte specifica senti che il tempo non è impiegato al meglio?”
• “Quanto più lunga o più breve sarebbe la durata del tuo incontro individuale ideale?”

4. Agisci in base a ciò che ascolti e implementa i cambiamenti.

Supponiamo che il tuo collaboratore diretto dica che trova gli aggiornamenti sullo stato del progetto nei tuoi incontri 1:1 una perdita di tempo. Potresti chiedergli di inviarti regolarmente un aggiornamento via e-mail, così da liberare tempo per concentrarsi su ciò che ritiene più prezioso, ad esempio nuove idee o sviluppo professionale. Ricorda, gli incontri 1:1 sono i suoi incontri, non i tuoi: meglio allinei ogni incontro alle esigenze di ciascun collaboratore diretto, più efficace sarà sul posto di lavoro.