8 Modi per uscire dalla tua routine di lavoro da remoto

Com’è il tuo equilibrio tra lavoro e vita privata? Le tue giornate si confondono tra loro? Distrazioni e stanchezza da riunione virtuale iniziano a farsi sentire?

Il lavoro da remoto ha tanti vantaggi, come nessun pendolarismo, la flessibilità di destreggiarsi tra responsabilità personali e professionali, tecnologia che semplifica la comunicazione, ma porta con sé anche degli svantaggi che possono emergere nel tempo. Contrastali con questi suggerimenti.

1. Stabilisci o reimposta i limiti della tua disponibilità.

Una delle insidie più comuni del lavoro da casa è lasciare che il lavoro eroda la tua vita personale. Ti allontani dalla cena per rispondere ai messaggi del tuo capo. Controlli la posta elettronica un’ultima volta prima di andare a letto. Si lavora 30 minuti in più perché non si deve prendere il treno per tornare a casa.

Ma essere sempre attivi può indebolire la tua energia e la tua produttività, preparandoti al burnout. Al contrario, potresti:

• Identificare dove devi stabilire dei limiti. Quali esperienze ti fanno sentire più sopraffatto o sopraffatta? Forse quando il tuo collega ti assegna regolarmente delle attività da fare alle 16:00 e si aspetta che tu le finisca quel giorno, mettendoti nella posizione di lavorare fino a tardi? Il tuo limite potrebbe essere quello di dire che hai bisogno di almeno mezza giornata per soddisfare le sue richieste.

• Specificare le tue esigenze e informare invece di chiedere. Per facilitare la transizione verso il nuovo confine che stai stabilendo, avvisa subito il tuo capo e i colleghi, prima che abbiano bisogno del tuo aiuto, invece di aspettare che il problema si presenti di nuovo.

Frase debole: “Sarebbe possibile fornire un preavviso maggiore quando mi dai dei compiti?”

Alternativa migliore: “Per svolgere al meglio il mio lavoro, e finire la giornata lavorativa entro le 17:30, ho bisogno di almeno tre ore di preavviso per svolgere compiti impegnativi come X”.

• Portare avanti i tuoi impegni con promemoria. Non puoi aspettarti che gli altri rispettino i tuoi limiti se tu non lo fai. Quando necessario, invia un gentile promemoria: “Purtroppo oggi non riesco a completare X perché la mia giornata lavorativa termina tra meno di tre ore. Ho in programma di finirlo domani per prima cosa.”

2. Identifica le tue maggiori distrazioni e adotta misure per combatterle.

La serie che stai guardando è a un solo clic di distanza. Una deliziosa fetta di torta avanzata ti aspetta in frigo. Tuo figlio ti sta chiedendo di guardare il suo ultimo disegno. E in più ci sono le solite interruzioni del lavoro: e-mail, messaggi, richieste di riunioni. Quando lavori da casa, è tutto lì, a portata di mano.

Piuttosto che fare affidamento sulla forza di volontà, trova modi più efficaci per gestire le distrazioni. Potresti:

• Sbarazzartene subito. Hai difficoltà a concentrarti se ci sono piatti sporchi nel lavandino, il cane vuole uscire o stai evitando di scrivere un’e-mail a un cliente? Se è così, occupati prima di queste distrazioni. In questo modo non sottrarranno più la tua energia mentale.

• Programmarli. Ad esempio, alcune persone assegnano tre o quattro blocchi di tempo al giorno per rispondere alle e-mail o creano alcune pause di cinque minuti nella loro giornata appositamente per controllare i messaggi personali.

• Creare delle barriere. Ad esempio: metti il telecomando lontano, rimuovi un’app che ti distrae dal telefono o appendi un cartello “non disturbare” in un luogo ben visibile sul tuo spazio di lavoro, così gli altri sapranno quando hai bisogno di concentrazione.

• Sostituirli con nuovi comportamenti. Senti il bisogno di controllare di nuovo le notizie? Invece, alzati e fai stretching, prendi un bicchiere d’acqua o cammina intorno all’isolato. Stabilire comportamenti sostitutivi brevi, più sani o entrambi è uno dei modi migliori per cambiare le abitudini che distraggono.

3. Fai delle pause durante il giorno per ripristinare la calma o ravvivare l’entusiasmo.

Quando lavori da casa, tutto ciò di cui hai bisogno per svolgere il tuo lavoro è alla tua scrivania, quindi è facile… restare lì. E a volte, più hai bisogno di una pausa, meno ti senti in grado di prenderne una. Pensi “sono troppo occupato o occupata”, incurvandoti sempre di più sulla sedia.

Ma le ricerche dimostrano che le pause possono aumentare magicamente la produttività e rilasciare lo stress, soprattutto se comportano uscire o fare movimento.

Per determinare il tipo di pausa da prendere, considera se la tua vita lavorativa da casa tende ad essere frenetica o troppo tranquilla. Un breve esercizio di meditazione o di respirazione può ripristinare l’equilibrio dopo un’intensa serie di meeting o una conversazione stressante. Oppure, se la vita ti sembra troppo tranquilla, chiacchiera con un collega o un amico o ascolta un brano energizzante.

E crea pause con promemoria nel tuo calendario, proprio come fai per le riunioni. Prenditi del tempo per il pranzo, una breve passeggiata o solo qualche blocco di cinque minuti durante il giorno per affacciarti alla finestra o preparare una tazza di tè.

4. Differenzia le tue giornate cambiando ciò che fai, dove e con chi.

La varietà e la serendipità non sono così facili da trovare quando il cambiamento più grande che fai in un giorno è passare dai  pantaloni della tuta blu a quelli neri. All’inizio, forse è stato bello, ma ora non sai più che ore siano perché i giorni sembrano ripetersi all’infinito.

La buona notizia è che puoi reintrodurre un po’ di colore senza stravolgere tutto. Potresti:

• Assegnare un tema a determinate giornate quando puoi. Per esempio, il venerdì potrebbe essere dedicato a recuperare le attività importanti rimaste in sospeso, mentre il mercoledì pomeriggio potrebbe essere riservato alla pianificazione strategica. Raggruppare attività analoghe aiuta a dare struttura alla settimana, concentrando meglio le energie e garantendo progresso reale.

• Cambiare periodicamente dove svolgi il tuo lavoro. Se un bar, uno spazio di lavoro condiviso o una biblioteca non sono un’opzione, prova a cambiare posizione all’interno della tua casa: rispondi alle videochiamate dal bancone della cucina, cammina per il corridoio quando sei al telefono o sposta il tuo laptop in uno spazio esterno (se ne hai uno disponibile) per ravvivare un compito noioso.

• Interagire con persone diverse o con le stesse persone in modi diversi. È importante entrare in contatto con persone al di fuori della tua famiglia o del tuo animale domestico. Potresti unirti (o avviare) una community dell’azienda, organizzare un incontro 1:1 con un collega che vedi solo nelle riunioni del team, programmare incontri settimanali con gli amici o interagire con le persone della tua comunità attraverso un corso o un lavoro di volontariato. Se le cose iniziano a sembrare di nuovo stantie, prova un altro approccio.

5. Riduci la comunicazione in tempo reale quando non serve.

Sebbene tu non voglia isolarti nella tua ‘bolla’ da smart working, allo stesso tempo non desideri rimanere intrappolato in un flusso continuo di meeting, chiamate e messaggi istantanei. Per evitare di frammentare la tua giornata in mille pezzi, considera quando è opportuno utilizzare canali in tempo reale e quando invece privilegiare comunicazioni asincrone meno invasive. Potresti:

• Eseguire un audit della riunione. Per ogni riunione che conduci o a cui partecipi, chiediti: l’obiettivo di questa riunione sarebbe meglio raggiunto attraverso una discussione in tempo reale (ad esempio, strategie, coaching o condivisione di un grande cambiamento) o potrebbe essere gestito in modo asincrono (ad esempio, fornendo un aggiornamento scritto e chiedendo un feedback)? Per le riunioni che devono essere necessariamente live, potresti chiedere ai partecipanti di svolgere in anticipo alcune attività individuali (ad esempio, fare brainstorming o leggere documenti) così da ridurre la durata della riunione.

• Usare in modo più consapevole i i messaggi istantanei. Ci sono chat o conversazioni a cui potresti rinunciare? Potresti suggerire o stabilire un tempo di risposta atteso per il team per i messaggi istantanei, ad esempio entro un’ora? È possibile inviare meno messaggi istantanei, ad esempio, scrivendo un unico aggiornamento settimanale completo anziché notifiche giornaliere?

Quando introduci cambiamenti come questi, assicurati di comunicarli ai tuoi colleghi e di spiegare il motivo delle tue scelte in modo che non presumano che tu li stia evitando o che tu non voglia assumerti le tue responsabilità.

6. Combatti l’affaticamento da schermo ripensando al tuo modo di fare video call.

La “stanchezza da zoom” è reale. Le ricerche mostrano che il contatto visivo prolungato, l’auto-osservazione sullo schermo e lo sforzo extra per interpretare segnali poco chiari o difficili da decifrare possono essere estenuanti.

Per modificare le norme della riunione, potresti:

• Passare alla modalità solo audio quando possibile. In questo modo può essere meglio concentrarsi e ascoltare perché si elimina il carico mentale dell’interpretazione del linguaggio del corpo e delle espressioni facciali in video.

• Mettere più spazio tra te e lo schermo. Evita di utilizzare la modalità a schermo intero e prova una tastiera esterna in modo da poter allontanare lo schermo per ridurre il disagio di un contatto visivo troppo ravvicinato.

• Usare l’opzione “nascondi auto-visualizzazione”. Non distrarti monitorando il tuo aspetto.

• Alzarti o camminare. In questo modo, puoi far scorrere il sangue e aumentare la tua energia.

Ancora una volta, è importante condividere la logica di qualsiasi modifica apportata con le persone con cui lavori, in modo che non pensino che tu sia distaccato e possano provare in prima persona questi approcci.

7. Senti gli altri per rimanere in contatto e scoprire cosa sta succedendo al di fuori del tuo team.

Lavorando da remoto, rischi di rimanere affamato di informazioni, quei dettagli che di solito si colgono in conversazioni nei corridoi o nei momenti informali prima delle riunioni. Con la tua cerchia sempre più ristretta, ti chiedi: Il team di Raquel sta affrontando lo stesso problema? Che cosa ha in programma Angelo per la conferenza? Non abbiamo appena assunto un nuovo designer?

Un altro video happy hour non è la soluzione per capire cosa sta succedendo e come essere coinvolti. Al contrario, potresti contattare direttamente le persone che:

• Fanno un lavoro di cui vuoi far parte. Tieniti informato su progetti di alto profilo e scopri come puoi contribuire.

• Fanno un lavoro di cui non sai molto. Scopri cosa fanno in modo da capire meglio come opera la tua azienda e come si inserisce il lavoro del tuo team. E vedi se hanno competenze che vorresti apprendere o skill che potrebbero condividere per aiutarti a migliorare il tuo lavoro.

• Sono nuove nell’organizzazione. Estendi un caloroso benvenuto davanti a un caffè virtuale. Offriti di aiutarli a decodificare la cultura aziendale. Ed esplora le nuove competenze e idee che potrebbero apportare alla tua organizzazione e che, a loro volta, potrebbero aiutarti a stimolare la tua creatività e migliorare il tuo lavoro.

8. Stabilisci un “rituale” di fine giornata lavorativa.

Un piccolo rituale di fine giornata segnala che è ora di spegnere il cervello del lavoro, rendendo possibile concentrarsi maggiormente sul resto della tua vita e a non tornare più tardi alla scrivania.

Scegli una pratica facile da realizzare. Potresti dedicare cinque minuti a rivedere i tuoi obiettivi settimanali e programmare le attività del giorno successivo. Oppure scrivi una cosa che hai imparato, realizzato o per cui sei stato grato quel giorno.

Potresti completare il tuo “rituale” con una transizione fisica o digitale. Ad esempio, spingere la sedia sotto la scrivania e spegnere la luce. Fare una passeggiata. Oppure passare a un dispositivo o a un profilo utente diverso per tenerti fuori dalla tua casella di posta di lavoro.